Procesy biznesowe są realizowane w każdym przedsiębiorstwie. Nie w każdym jednak zostały one zidentyfikowane, opisane i zoptymalizowane. Często istniejący w przedsiębiorstwie system informatyczny klasy ERP nie zapewnia kompleksowego wsparcia dla procesów biznesowych. Stąd też, w ostatnich latach ogromną popularnością cieszą się systemy informatyczne klasy Workflow (BPM/ECM[1]), które są integrowane ze systemami ERP. Warto zauważyć, że tego typu systemy stają się coraz bardziej dostępne finansowo i technologicznie również dla firm z sektora MSP.
Zgodnie z definicją WfMC , Workflow to „automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, w trakcie której dokumenty, informacje i zadania są przenoszone od jednego uczestnika do innych dla wykonania działania zgodnie ze zbiorem sformułowanych zasad” (Martyniak, 2002, s. 114). Dzięki nim możliwe jest bowiem istotne obniżenie kosztów procesów oraz skrócenie czasu ich realizacji. Z technicznego punktu widzenia rozwiązania klasy Workflow pracują z wykorzystaniem sieci informatycznych (np. Intranet/Internet), a każdy etap prowadzonego w systemie procesu związany jest z odpowiednim stanowiskiem organizacyjnym, rolą biznesową oraz z zadaniami (funkcjami) zaplanowanymi do wykonania na tym stanowisku prezentowanymi w formie graficznego formularza. „Elektroniczne” procesy wykonywane są według wcześniej ustalonego modelu, przedstawionego w formie mapy procesu. Każdy użytkownik systemu Workflow biorący udział w procesie posiada dostęp do indywidualnej skrzynki zadań do wykonania. Dostęp ten jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej. Po wykonaniu zadania (po spełnieniu funkcji organizacyjnych) na danym stanowisku organizacyjnym (użytkownika systemu Workflow) kolejne zadanie, stanowiące następny etap procesu, wykonywane jest przez następnego użytkownika. Do najważniejszych funkcjonalności systemów klasy Workflow zaliczyć należy:
- możliwość realizacji wielu różnych procesów biznesowych (np. obsługa zobowiązań – obieg faktur, proces zapotrzebowań, proces rozliczania zaliczek i delegacji, proces wniosków urlopowych, proces umów, itp.)
- graficzny interfejs modelowania procesów,
- możliwość odzwierciedlenia struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa,
- dostęp do indywidualnej skrzynki zadań z poziomu przeglądarki internetowej,
- bieżące monitorowanie procesu w systemie oraz możliwość jego dynamicznej konfiguracji
- możliwość stosowania formularzy zadań (graficzny interfejs użytkownika) w różnych formatach
- możliwość integracji ze systemami zewnętrznymi (np. ze systemem klasy ERP, systemem finansowo-księgowym czy systemami skanowania i przetwarzania dokumentów),
- kompletny interfejs analityczny (umożliwiający pomiar procesu według wybranych kryteriów).
Obecnie na krajowym rynku dostępne są systemy klasy Workflow oparte na architekturze klient–serwer. „Silnik” systemu Workflow jest instalowany i konfigurowany na serwerze umiejscowionym w przedsiębiorstwie bądź na serwerze firmy zewnętrznej (BPO: Business Process Outsourcing). Użytkownicy tego typu systemu łączą się z serwerem za pomocą tzw. aplikacji klienckich instalowanych na stanowiskach użytkowników lub za pomocą przeglądarki internetowej. Taka architektura budowy systemów klasy Workflow umożliwia inicjowanie procesów oraz ich realizowanie w dowolnych lokalizacjach, co jest szczególną zaletą w organizacjach rozproszonych geograficznie (np. w przedsiębiorstwach wieloodziałowych). Instalacje systemów klasy Workflow często są rozszerzane o stanowiska skanujące pozwalające na digitalizację dokumentów tradycyjnych i dalsze ich przetwarzanie w sposób elektroniczny. W tego typu wdrożeniach budowane są również interfejsy z zewnętrznymi systemami informatycznymi (np. klasy ERP) w celu umożliwienia przepływu danych między różnymi systemami. Warto również wspomnieć, że we wdrożeniach omawianych rozwiązań informatycznych stosuje się wielorakie mechanizmy pozwalające na automatyzację procesów. Do najczęściej spotykanych należy zaliczyć wprowadzanie kodów kreskowych zarówno w przepływach dokumentów, jak i w przepływach materiałowych, integrację z zewnętrznymi bazami danych, serwerami faksowymi czy pocztą elektroniczną. Systemy klasy Workflow mogą być uzupełnione o system zarządzania dokumentami (zazwyczaj stanowią ich moduł), tworząc jednolitą platformę dla dokumentów przedsiębiorstwa.
Trzeba także zwrócić uwagę, że wdrożenie systemu Workflow nie jest celem samym w sobie, a jedynie narzędziem wspomagającym procesy zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrożenia systemów klasy Workflow są złożonymi przedsięwzięciami informatycznymi ze względu na silne powiązanie z procesami w wymiarze organizacyjnym i angażują jednocześnie wiele jednostek organizacyjnych firmy (systemy Workflow nie są aplikacjami dziedzinowymi wykorzystywanymi wyłącznie w określonym obszarze, takim jak np. kadry i płace). Stąd też istotnym elementem wdrożeń tego typu rozwiązań informatycznych jest rzetelna analiza organizacyjna i przygotowanie precyzyjnego modelu procesu.
Tego typu analiza przedwdrożeniowa polega najczęściej na zdefiniowaniu obszaru organizacyjnego wdrożenia systemu informatycznego, a następnie na opracowaniu studium wykonalności (FS: feasibiliy study), w którym określa się czasowe, techniczne, organizacyjne, finansowe możliwości realizacji przedsięwzięcia i poziom wsparcia celów strategicznych przedsiębiorstwa (por. Flasiński). W tej fazie projektu istotnym etapem jest analiza wymagań użytkowników (URA: user requirements analysis) dotycząca funkcjonalności oraz procesów informacyjno-decyzyjnych, które będą wspierane przez system. W omawianej fazie powinna zostać określona również platforma informatyczna organizacji pod kątem realizacji projektu (SRA: system requirments analysis). Ostatnim etapem tej fazy jest wstępne zdefiniowanie (określenie) projektu informatycznego, czyli przede wszystkim jego uzasadnienie biznesowe, opis celów, zakresu i budżetu oraz wstępny harmonogram.
Zebranie powyższych informacji umożliwia przejście do drugiej fazy projektu obejmującej wybór odpowiedniego systemu informatycznego, a także podpisanie kontraktu z firmą dostarczającą i wdrażającą omawiany system. W tej fazie można wyróżnić następujące etapy (Flasiński, 2008, s. 46-49):
- opracowanie zapytania ofertowego uwzględniającego analizę wymagań użytkowników,
- analizę i ocenę nadesłanych ofert,
- negocjacje i wybór dostawcy,
- sformułowanie zestawu umów z dostawcą.
Wynikiem tej fazy przedsięwzięcia jest podpisanie kontraktu precyzyjnie określającego prace do wykonania zarówno przez dostawcę jak i przez odbiorcę (najczęściej są one opisane w specyfikacji wdrożeniowej stanowiącej załącznik do umowy), szczegółowy harmonogram wdrożenia systemu, warunki korzystania z licencji i wykaz funkcjonalności systemu, a także warunki wsparcia technicznego (konserwacji, pielęgnacji systemu).
Trzecia faza projektu polega na wdrożeniu systemu informatycznego. Jej pierwszy etap obejmuje prace organizacyjne (m.in. powołanie komitetu sterującego, kierownika projektu, kierownika wdrożenia) oraz określenie, w formie odpowiednich dokumentów elementów przedsięwzięcia (Flasiński, 2008, s. 62-68) takich jak uzasadnienie biznesowe, celów projektu, zakresu projektu, budżetu projektu, metodyki i harmonogramu projektu, a także metodę zarządzania zmianami w projekcie.
W drugim etapie wdrożenia następuje weryfikacja uzasadnienia biznesowego oraz definicji projektu. Zostaje też opracowana mapa procesu biznesowego wraz z przebiegiem oraz projektem formularzy na poszczególnych etapach procesu. Najlepiej aby mapa procesu została opracowana w jednej z standardowych i usystematyzowanych notacji takich jak BPMN czy eEPC. Następnie określone zostają: funkcjonalności systemu (na podstawie analizy URA), szczegółowe interfejsy, konfiguracja systemu, budowa bazy danych, dokumenty wejściowe i wyjściowe systemu, kastomizacja, przydział uprawnień, szkolenie użytkowników, sposób zebrania danych podstawowych itp. Wynikiem tego etapu jest szereg dokumentów określających przedsięwzięcie, a w tym szczegółowa specyfikacja wdrożeniowa (dokument podstawowy), zawierająca szczegółową konfigurację systemu odzwierciedlającą zakres prac do wykonania. W metodyce „SPRINT” opracowanej przez firmę Suncode, zamiast szczegółowej specyfikacji wdrożeniowej, dokonuje się modelowania i konfigurowania systemu „na żywo” w zespole projektowym, dzięki czemu znacznie zostają ograniczone koszty projektu jak i czas jego realizacji, a całe przedsięwzięcie charakteryzuje się niższym stopniem złożoności. Trzeci etap wdrożenia, to wykonanie prac programistycznych i kastomizacyjnych. Następnie wykonuje się interfejsy do zewnętrznych systemów czy zewnętrznych modułów programistycznych umieszczanych w środowisku systemu, a także inne prace programistyczne wynikające ze specyfikacji wdrożeniowej. Na tym etapie wprowadza się również do systemu parametry użytkowników wraz z odpowiednimi uprawnieniami. Po zakończeniu konfiguracji podstawowej systemu następuje jego testowanie. Testy są jednym z ważniejszych kroków wdrożenia i obejmują zarówno testowanie funkcjonalności, jak i wydajności, konfiguracji oraz ergonomii użytkowania. Na ich podstawie uzyskuje się listę błędów i sugerowanych poprawek, które zostają omówione przez zespół projektowy i wprowadzone do systemu, w wyniku czego powstaje konfiguracja finalna. Podlega ona testom akceptacyjnym. Po ich pozytywnym zakończeniu przeprowadza się szkolenie użytkowników, administratorów i instruktorów. Następnie przechodzi się do uruchomienia wersji produkcyjnej systemu i zamknięcia projektu.
Na bazie doświadczeń przedsiębiorstwa Suncode z ponad 100 przedsiębiorstw krajowych i zagranicznych w których został wdrożony system Plus Workflow (klasa Workflow/BPM) oraz kilku tysięcy zrealizowanych przedsięwzięć analizy, modelowania, optymalizacji i wdrożenia ponad 200 różnych procesów biznesowych można uznać, że tego typu przedsięwzięcia są wyrazem zarysowującej się prawidłowości, polegającej na wzroście zainteresowania krajowych przedsiębiorstw orientacją procesową oraz systemami informatycznymi wspierającymi tego typu podejście. Przekształcanie systemów zarządzania w kierunku orientacji procesowej wspomaganej systemami Workflow staje się bowiem jednym z ważniejszych czynników sprzyjających uzyskaniu przewagi konkurencyjnej. Jest to efektem zmniejszenia bądź wręcz wyeliminowania wad, a niekiedy patologii organizacyjnych, często występujących w strukturach sztabowo-liniowych, a polegających na: braku działania jednostek organizacyjnych w przypadku pojawienia się tzw. „problemów niczyich”, sporach kompetencyjnych, przerwach i opóźnieniach w przepływie danych i informacji, niesprawnej koordynacji. Jednocześnie zmniejszeniu ulegają zasoby (w tym ludzkie) zaangażowane w procesy.
[1] W branży często używa się różnych nazw systemów, których jądrem są procesy biznesowe: Workflow, BPM (Business Process Management) i ECM (Enterprise Content Management) uznając, iż różnicuje je funkcjonalność, a przede wszystkim: integracje ze systemami zewnętrznymi, repozytorium dokumentów czy zarządzanie treścią. Współcześnie jednak granice funkcjonalnościowe pomiędzy tymi systemami zacierają się, gdyż oferują one wiele funkcji i modułów przenikających się wzajemnie.
Autor: dr inż. Marek Adamczyk
(SUNCODE)
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani usługami optymalizacji procesów biznesowych oraz wdrożeniami systemów informatycznych klasy Workflow/BPM prosimy o bezpośredni kontakt pod adresem: sprzedaz@suncode.pl
