Categories
Aktualności

Konferencja EOIF – Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie – Łódź, 27 marca 2018 r.

Serdecznie zapraszamy już 27 marca na kolejną edycję konferencji „EOIF – Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie”. Odbędzie się ona w Łodzi w Hotelu Ambasador Premium – udział oczywiście jest w pełni bezpłatny!

Konferencja poświęcona jest technologiom usprawniającym zarządzanie, obieg informacji oraz digitalizację dokumentacji. Zachęcamy do udziału wszystkie osoby, które są zainteresowane rozwiązaniami i narzędziami do uproszczenia zarządzania każdym przedsiębiorstwem, bez względu na jego wielkość i branżę.

Podczas konferencji można dowiedzieć się m.in.:
* Czym różni się obieg tradycyjny od elektronicznego?
* Co może zyskać przedsiębiorstwo usprawniając obieg informacji?
* Jaki system IT będzie najodpowiedniejszy dla danej firmy?
* Czy pełna digitalizacja dokumentów jest w ogóle możliwa?

W trakcie spotkania odbędą się prelekcje prowadzone przez Ekspertów, a przedstawiciele wiodących firm informatycznych zaprezentują swoje rozwiązania oraz zaproponują narzędzia dotyczące obiegu dokumentów, przetwarzania i składowania informacji. Na tej edycji do Partnerów konferencji dołączyły już takie firmy jak: Shodann, ELO Digital Office, BeOne, Komputronik Biznes i Samsung.

Wybrane prelekcje:
* Ochrona danych osobowych według RODO a obieg dokumentów w organizacji (Marlena Sakowska-Baryła i Magdalena Czaplińska z Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelarii Radców Prawnych Spółka Partnerska)
* Jak radzić sobie z reakcjami ludzi w czasie wdrożenia EOIF? (Wiesław Grabowski ze Szkoły Zarządzania Zmianą)
* Firmowa platforma Opensource do zarządzania dokumentami i procesami – wdrożenia Alfresco i Activiti (Marcin Makowski z BeOne)
* ELO ECM Suite 10 – System do zarządzania dokumentami, archiwizowania i obiegu dokumentów (Elke Schonemann z ELO Digital Office)
* Kolejne tematy już wkrótce…

Cały czas uzupełniamy informacje na stronie internetowej wydarzenia i będą pojawiać się nowi Wystawcy, tematy prelekcji i inne notyfikacje.

Więcej informacji i formularz bezpłatnej rejestracji na stronie: http://gigacon.org/event/eoif_lodz_18/

Kontakt z organizatorem:
GigaCon
BAMT Sp. z o.o. Sp. k.
ul. Płocka 5A
01-231 Warszawa
Website: http://gigacon.org/

Categories
Artykuły

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych i ich cyfryzacja

Na takie wiadomości czekało wiele przedsiębiorstw. W dniu 19 stycznia 2018 r. Senat przyjął bez poprawek ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentów z 50 do 10 lat, pracodawca będzie miał możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Pozostaje nam poczekać na podpis prezydenta RP oraz publikację ustawy.

Główną korzyścią dla przedsiębiorcy będzie ograniczenie kosztów związanych z archiwizacją tego typu dokumentów. Papier zostanie zastąpiony ciągami bitów zapisywanych na dyskach twardych. Pojawiają się pytania, jak w sposób bezpieczny i zgodny z polskim prawem zorganizować zakładowe archiwum elektroniczne, także na potrzeby przechowywania dokumentów kadrowych. Z jakich narzędzi skorzystać? Jakie wiążą się z tym koszty?

Jednym z pierwszych projektów informatycznych, jaki zrealizowała firma Suncode – dostawca najnowocześniejszych systemów informatycznych zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie, była akcja digitalizacji teczek A,B,C dla międzynarodowej firmy produkującej artykuły żywnościowe, środki czystości i higieny osobistej. Wspólnie z partnerem odpowiedzialnym za “twardą” archiwizację zaproponowali skuteczne i kompleksowe rozwiązanie, poprzez dobór urządzeń skanujących i zasobów dyskowych, opracowanie zaleceń dot. digitalizacji oraz udzielania dostępu do dokumentu papierowego i elektronicznego. Wyzwaniem była skala działalności przedsiębiorstwa, które posiada kilka zakładów produkcyjnych na terenie całego kraju.

Firma zrealizowała również projekt uruchomienia elektronicznego obiegu dokumentów u jednego z wiodących producentów słodyczy w Polsce. Jednym z głównych obszarów digitalizacji przedsiębiorstwa było sprostanie wymaganiom działu HR. Statut producenta zakłada utrzymanie stałego poziomu zatrudnienia w obszarze związanym z produkcją. Dotychczas kandydaci aplikowali w sposób tradycyjny – nadsyłając dokumenty CV pocztą lub dostarczając je osobiście. Powstał pomysł, aby archiwizować aplikacje i jednocześnie wstępnie klasyfikować kandydatów do odpowiedniego działu – zgodnie z predyspozycjami aplikanta. Dodatkowo została uruchomiona dedykowana skrzynka poczty elektronicznej, która umożliwia przekazanie dokumentów aplikacyjnych przez kandydata, dzięki czemu system elektronicznego obiegu automatyzuje rejestrację dokumentu i rozpoczyna proces aplikacji w dziale HR. Kierownik jednostki organizacyjnej może zainicjować proces zgłoszenia zapotrzebowania zatrudnienia pracownika, w odpowiedzi dział HR przedstawia listę kandydatów z bazy zarejestrowanych dokumentów CV lub na wniosek kierownika rozpoczyna działania związane z rekrutacją. Zarówno wyselekcjonowani kandydaci z bazy, jak i pozyskani w toku dodatkowej rekrutacji, zapraszani są na cykl rozmów rekrutacyjnych, w trakcie których realizowany jest w systemie obiegu dokumentów proces umożliwiający ocenę ich kwalifikacji, a w konsekwencji nawiązanie stosunku pracy. System DMS służy do gromadzenia kolejnych dokumentów pracowniczych. Projekt został zainicjowany w ub.r. – obecnie trwa faza uruchomienia produkcyjnego.

W ostatnich latach zauważalny jest trend wzrostowy zainteresowania przedsiębiorców zastosowaniem systemów klasy DMS w obszarze kadrowym, czego dowodem jest stale rosnąca liczba zrealizowanych przez Suncode projektów.

Przyjęta przez Senat ustawa jest częścią pakietu ułatwień dla przedsiębiorstw, zaprezentowanego w czerwcu 2016 r. przez ówczesnego ministra rozwoju, a obecnie premiera Mateusza Morawieckiego.