Author: tszlachta

Obecnie przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na wykorzystanie systemów informatycznych, które wspomagają realizację procesów biznesowych w wielu zakresach działalności. System elektronicznego obiegu dokumentów jest narzędziem informatycznym, pozwalającym na kompleksowe zarządzanie procesami i dokumentami biznesowymi w ramach zintegrowanych systemów zarządzania jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem pracy.

Zgodnie z założeniami systemu zarządzania jakością, system klasy Workflow umożliwia odzwierciedlenie szeregu tradycyjnych procedur wykonywanych w ramach systemu zarządzania jakością, środowiskiem jak i bezpieczeństwem jednocześnie pozwalając na usystematyzowanie dokumentacji w elektronicznym archiwum dokumentów. Wszelkie działania, które wpływają na jakość produkowanych wyrobów muszą być zaplanowane, systematyczne, udokumentowane i nadzorowane. Przedsiębiorstwo powinno dostarczyć i przedstawić dowody, że wszystko odbywa się zgodnie z wymaganiami zawartymi w normie oraz z wymaganiami klientów. Platforma Workflow pozwala na spełnienie każdego z tych wymagań:

• Planowość – działania są zaplanowane, gdyż odbywają się wg określonej procedury zgodnie z tworzonymi harmonogramami,
• Systematyczność – działania są systematyczne, gdyż odbywają się w sposób powtarzalny, z jednoczesnym zachowaniem wskazanych terminów ich realizacji,
• Udokumentowanie – działania są udokumentowane – system gromadzi historię wykonywania poszczególnych działań w ramach danych procesów, jednocześnie dając możliwość tworzenia wszelkiego rodzaju raportów i zapisów,
• Nadzór – system kontroluje realizację poszczególnych działań, wykonywanych na poszczególnych etapach procesów. System wymusza wykonanie akcji przez użytkowników i żąda potwierdzenia ich wykonania, zanim zadanie zostanie przekazane do następnej komórki.

System klasy Workflow pozwala na zarządzanie informacją o procesach realizowanych w ramach systemu zarządzania jakością, dzięki zapewnieniu pełnego dostępu zarówno do dokumentacji systemowej jak i wszelkich danych zgromadzonych podczas realizacji procesów dla wszystkich uprawnionych użytkowników. Pracownicy uzyskują w ten sposób nowoczesny kanał komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa umożliwiający pełną wymianę informacji.

Przedstawione poniżej główne funkcjonalności systemu pomagają przy utrzymaniu systemu zarządzania jakością:
• Automatyzacja i koordynacja działań planowych – działania realizowane są zgodnie z procedurami,
• Ustabilizowanie procesów dzięki pełnemu nadzorowi, a także wymuszeniu prawidłowej ścieżki przepływu zadań do poszczególnych jednostek,
• Powtarzalność działań umożliwiająca redukcję potencjalnych błędów,
• Poprawa organizacji i wydajności pracy, poprzez przydzielenie odpowiedzialności za wykonywane zadania, a także możliwości automatycznej kontroli czasu ich wykonania,
• Właściwe zarządzanie informacją i dokumentami z zapewnieniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa i poufności,
• Możliwość ciągłego doskonalenia dzięki pełnemu pakietowi analitycznemu, pozwalającemu na ocenę skuteczności i efektywności prowadzonych działań,
• Ciągła gotowość do auditów.

System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia odzwierciedlenie dokumentacji systemowej zgodnie z założonymi typami dokumentów, a także uwzględnieniem hierarchii powiązań między nimi. Realizacja procedur w formie elektronicznej umożliwia znaczną poprawę efektywności działań zgodnie z zasadą ciągłego doskonalenia i podejścia procesowego, będących podstawą zintegrowanych systemów zarządzania jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem pracy, jednocześnie uwzględniając wszystkie wymagania zawartych w nich norm.

W zarządzaniu procesami biznesowymi bardzo istotną rolę odgrywają technologie informacyjne, a w szczególności systemy informatyczne. Coraz więcej zagadnień z bieżącej działalności przedsiębiorstw może znaleźć swoje odzwierciedlenie w systemach informatycznych, zatem zarządzanie procesami nieodzownie wiąże się z koniecznością posługiwania się odpowiednimi narzędziami.

Współpraca managerów biznesowych oraz konsultantów firm wdrażających rozwiązania BPM umożliwia tworzenie dedykowanych narzędzi do wypełnienia luki między teorią zarządzania a praktyką. Celem rozwiązań dedykowanych jest możliwie wierne odzwierciedlenie procesów zachodzących w organizacji oraz ich optymalizacja. Właściwie przygotowany system powinien umożliwić wszystkim zainteresowanym podmiotom zrozumienie procesów zachodzących w organizacji, automatyzację działań, współpracę oraz integrację z innymi systemami IT.

Sprawnie działający system elektronicznego obiegu dokumentów jest kluczowy dla procesów, o których efektywności decyduje czas ich realizacji. Przykładem takiego procesu jest obieg dokumentów spedycyjnych. W dalszej części artykułu jako przykład rozwiązania dedykowanego, przedstawiono wdrożenie przeprowadzone w firmie logistycznej, dla której obieg dokumentów spedycyjnych jest strategiczny dla realizacji celów przedsiębiorstwa.

Każdorazowe wdrożenie systemu klasy Workflow poprzedzone jest szczegółową analizą. Pierwszym elementem jest identyfikacja procesów odzwierciedlanych w systemie. W przedstawionym przykładzie był to proces obiegu faktur oraz załączników do faktur spedycyjnych. Podczas modelowania została określona architektura procesów, podzielono proces na zadania, które następnie przydzielono do odpowiednich użytkowników. Konieczne było ustalenie struktury organizacyjnej oraz wyznaczenie zakresów odpowiedzialności. Duży nacisk położony został na maksymalną automatyzację zadań. W celu zoptymalizowania czynności wprowadzania dokumentów do systemu Plus Workflow wykorzystana została aplikacja skanująca eFlow, która automatycznie odczytuje i przetwarza dane, dzięki czemu proces rejestracji dokumentów został skrócony do minimum. Dla firmy równie istotny był krótki czas rejestracji i gromadzenia dokumentów spedycyjnych, wymaganych do wystawienia faktury sprzedaży. Odpowiednie zamodelowanie procesów umożliwiło wystawianie faktur sprzedażowych przed pojawieniem się faktur spedycyjnych. Poniżej przedstawione zostały główne elementy wdrożonego rozwiązania:

1. Skanowanie dokumentów w centrali przedsiębiorstwa.
2. OCR – automatyczne odczytywanie danych i ich przetwarzanie za pomocą eFlow.
3. Wysłanie danych do systemu elektronicznego obiegu dokumentów – Integracja eFlow z Plus Workflow.
4. Elektroniczny obieg dokumentów w systemie Plus Workflow.
5. Eksport do systemów zewnętrznych.
6. Pobieranie danych księgowych do systemu Plus Workflow oraz generowanie metryki księgowej.

W pierwszej fazie wdrożony został obieg dokumentów spedycyjnych wraz z integracją ze zleceniami pobieranymi z systemu zewnętrznego. Kolejny etap polegał na uruchomieniu elektronicznego obiegu dla pozostałych typów faktur.

Właściwie zamodelowany system zarządzania procesami powinien być ukierunkowany na strategię i ewolucję przedsiębiorstwa. Dlatego zgodnie z zasadą ciągłego doskonalenia procesów (Continuous Process Improvement), system powinien zmieniać się wraz z przedsiębiorstwem na skutek stałego monitorowania i usprawniania procesów. W omawianym case-ie, po usprawnieniu procesu obsługi faktur i dokumentów spedycyjnych pojawiła się potrzeba usprawnienia kolejnych działań, w  zakresie archiwizacji dokumentów papierowych. W tym celu wdrożony został dodatkowy proces umożliwiający szybkie segregowanie dokumentów i usprawniający organizację segregatorów.

Przytoczony powyżej przykład dotyczył dużego przedsiębiorstwa z branży logistycznej, jednak w każdej organizacji, niezależnie od jej skali, dostęp do informacji jest kluczowy. Właściwa informacja dostarczona w odpowiednim czasie stanowi o konkurencyjności, dlatego wybór rozwiązania wspierającego przepływ pracy w przedsiębiorstwie może decydować o pozycji firmy na rynku. Bieżący dostęp do informacji pozwala firmie szybko reagować na zmiany zachodzące w jej otoczeniu.

Jednym z najczęściej automatyzowanych procesów biznesowych w ramach systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest proces rejestracji i akceptacji faktur. Znacząco usprawnia on obieg dokumentów kosztowych w firmie redukując czas poświęcony na zatwierdzenie i zaksięgowanie faktury. Obieg faktur kończy się w Dziale Księgowym odpowiedzialnym za dokonanie płatności za fakturę oraz jej ostateczne zaksięgowanie w systemie finansowo-księgowym. W momencie realizacji płatności związanych z procesem faktur, osoby zajmujące się sprawami księgowymi mogą jednak zauważyć, iż znaczną ilość czasu zajmuje im kwestia przygotowania i realizacja płatności – szczególnie uciążliwe jest to w momencie, gdy w tym samym czasie musimy wykonać przelewy z wielu linii faktur do tego samego odbiorcy.

Z pomocą przychodzi tutaj Proces Płatności odzwierciedlony w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, którego zadaniem jest usprawnienie realizacji płatności. Głównym celem tego procesu jest wygenerowanie pliku płatności masowych na podstawie linii dostępnych z procesu faktur. Plik taki może zostać zaimportowany do systemu bankowego, z którego planujemy wykonać przelew. Rozwiązanie to wpływa na wyeliminowanie ręcznego wypełniania kilku/kilkunastu linii przelewu ręcznie na rzecz kilku kliknięć w systemie i eksportu danych do systemu bankowego. Proces daje możliwość generowania plików przelewów płatności masowych zarówno dla płatności krajowych jak i zagranicznych. Warto dodać, że proces płatności posiada funkcjonalność automatycznej zmiany statusu zadania w Procesie faktur, z którego zaimportowana została dana linia faktury/płatności. Dzięki temu wiadomo, iż etap płatności faktury zrealizowany został poprzez Proces płatności. Proces daje również możliwość komasowania linii przelewów dla tego samego odbiorcy – dzięki temu możemy otrzymać sumaryczną wartość linii dodatnich i ujemnych w ramach jednego przelewu.

Podsumowując, proces płatności znacząco ułatwia pracę w dziale księgowym. Dzięki niemu możliwe jest sprawniejsze zarządzanie płatnościami wynikającymi z obiegu faktur kosztowych. Dzięki dużej elastyczności systemu możliwe jest dopasowanie procesu do indywidualnych wymagań klienta, szczególnie tych związanych z obsługiwanymi bankami.

Zarządzanie produkcją jako proces biznesowy? Tak! Wieloletnie doświadczenie firmy Suncode potwierdza tezę, że system klasy Workflow z powodzeniem poprawia efektywność pracy w obszarach produkcji, np. na linii montażowej, a także usprawnia przysłanie informacji między kolejnymi operacjami technologicznymi.

Dotychczas systemy Workflow kojarzono tylko z pracą typowo administracyjną. Głównie zastosowanie oczywiście mają one w działach sprzedaży, księgowości i kadr, aczkolwiek coraz częściej dostrzega się możliwości wykorzystania tej klasy systemów w innych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Obecnie, systemy klasy Workflow zaczynają usprawniać pracę również w innych, „niestandardowych” obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa, np. w zarządzaniu produkcją.

Największą zaletą systemów klasy Workflow jest ich elastyczność. Wszystko to dzięki możliwości zamodelowania przebiegu dowolnego procesu biznesowego. Wiele przedsiębiorstw posiada już wypracowane procedury wewnętrzne, które chce odzwierciedlić w systemie informatycznym. Funkcjonalność modelowania procesów pozwala na zaprojektowanie systemu informatycznego zgodnego z oczekiwaniami klienta, odwzorowującego obowiązujące procedury pracy. Istotnym aspektem wdrożenia systemu klasy Workflow w obszarze produkcji jest możliwość automatyzacji czynności powtarzalnych, wykonywanych manualnie, nie wnoszących wartości dodanej do procesu. Projektowanie i modelowanie procesu w systemie informatycznym ma na celu poprawę efektywności pracy.

Obieg faktur, wniosków urlopowych, umów to procesy, które są już zinformatyzowane w wielu polskich firmach. Do ich obsługi istnieje wiele różnych systemów. Inaczej jest w obszarze produkcji. Do zarządzania produkcją większe firmy wykorzystują systemy klasy ERP (ang.: Enterprise Resources Planning). Niestety, zakup tego typu systemu wiąże się z dużym wydatkiem dla firmy, w związku z czym, mniejsze przedsiębiorstwa nie mogą sobie na to pozwolić. Niszę rynkową wykorzystują systemy Workflow, które mogą konkurować z ERP ceną i funkcjonalnościami. Workflow ma tą przewagę, że jest oprogramowaniem bardzo elastycznym i w bardzo krótkim czasie można dostosować go do wymagań klienta. Systemy ERP z góry mają narzucone pewne schematy postępowania i ciężko jest to zmienić pod unikalne potrzeby klienta. Sztywne ramy systemów ERP wymagają dostosowania się przedsiębiorstwa do systemu IT. W przypadku Workflow ten problem nie występuje – to system dostosowuje się do specyfiki funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Niewątpliwie, aby firma działała efektywnie i była konkurencyjna na rynku, musi dążyć do ciągłego doskonalenia. Jednym ze sposobów jest inwestycja w systemy informatyczne poprawiające przepływ informacji w firmie, dzięki czemu informacja jest zawsze aktualna i dostępna na czas. Aczkolwiek przedsięwzięcia te są zwykle kosztowne, szczególnie dla małych firm, których w Polsce jest najwięcej. Warto wówczas zwrócić uwagę na systemy Workflow, które można dostosować do każdej organizacji, a koszty wdrożenia spersonalizowanego oprogramowania są zdecydowanie niższe, niż systemu ERP do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem.

System zarządzania procesami biznesowymi jest systemem wspierającym praktycznie każdy obszar funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zgodnie z definicją WfMC, Workflow to „automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, w trakcie której dokumenty, informacje i zadania są przenoszone od jednego uczestnika do innych dla wykonania działania zgodnie ze zbiorem sformułowanych zasad”. Platforma Plus Workflow dostarczana przez Suncode wspiera między innymi dział HR w zakresie oceny kompetencji i celów pracowników.

W ostatnim czasie zasoby ludzkie coraz częściej postrzegane są jako fundament, na którym pracodawcy chcą budować siłę swoich przedsiębiorstw. Managerowie często wyrażają opinię, iż to właśnie odpowiednio wykształcona, doświadczona, kompetentna i w sposób właściwy motywowana kadra jest kluczem do sukcesu firmy. Pozyskiwanie pracowników, tworzenie odpowiednich warunków do aktywnego uczestnictwa w działalności przedsiębiorstwa, jak również zapewnienie im możliwości rozwoju i motywacja jest nie lada wyzwaniem. Jednym z elementów wykorzystywanych w tego typu działaniach okazuje się stosowanie okresowej oceny pracowników, która dostarcza ważnych informacji zwrotnych zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Uwzględniając obowiązujące trendy i przede wszystkim potrzeby przedsiębiorstw, na platformie Plus Workflow odzwierciedlono narzędzie oceny pracowników w formie dedykowanego procesu. Rozwiązanie charakteryzuje się dużą elastycznością pozwalającą na indywidualne określanie kryteriów oceny dla poszczególnych pracowników. Zastąpiono dotychczas stosowane papierowe arkusze elektronicznymi wersjami formularzy, co znacznie ograniczyło zużycie papieru, jak również ilość wprowadzanych danych poprzez zastosowanie integracji z zewnętrznymi systemami w celu pobrania podstawowych informacji o pracowniku (system HR). Baza zebranych informacji może posłużyć do tworzenia różnego rodzaju zestawień i raportów, które mogą okazać się pomocne podczas podejmowania decyzji personalnych. Na uwagę zasługuje również sposób obsługi typowego procesu długotrwałego jakim niewątpliwie jest proces oceny pracownika. Mimo dużej liczby tworzonych procesów, zastosowanie mechanizmu ‘usypiania’, a później ‘wznawiania’ nie wpłynęło w żaden sposób na wydajność systemu.

Nowy proces kompetencji i celów z pewnością należy do rozwiązań godnych uwagi i polecenia. Indywidualne podejście do specyficznych warunków występujących w każdym przedsiębiorstwie w połączeniu z szerokim zakresem możliwych rozszerzeń oraz modyfikacji omawianego procesu pozwala przygotować w pełni funkcjonalne rozwiązanie, które spełni oczekiwania najbardziej wymagających klientów.

Zmiana świadomości oraz wzrost wiedzy środowisk biznesowych dotyczących zarządzania procesami biznesowymi obserwowany w ostatnich latach, wpłynął na zmianę wymagań i kryteriów którymi posługują się one przy wyborze systemów klasy Workflow/BPM.

Wdrażane systemy obiegu dokumentów muszą pozwalać na realizację pracy i natychmiastowy dostęp do informacji niezależnie od lokalizacji uczestników procesu pracy przy zapewnieniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa informacji i danych.

Jednak obecnie czynnikiem mającym najważniejsze znaczenie z punktu widzenia wyboru systemu klasy Workflow jest możliwość bieżącej optymalizacji i zarządzania procesami oraz integracji przy jego pomocy istniejących w organizacji systemów informatycznych (np. ERP, FI). Systemy Workflow muszą zatem spełniać  założenia BPM.

Odpowiedzią na te wymagania jest oferowany przez przedsiębiorstwo Plus MPM System Zarządzania Procesami Biznesowymi PlusWorkflow. Z jednej strony pozwala on na pełną mobilność pracy i natychmiastowy dostęp do informacji z drugiej zaś jest doskonałym narzędziem pozwalającym konsultantom biznesowym i menedżerom na bieżące odzwierciedlenie i modyfikowanie procesów biznesowych w środowisku informatycznym. W szybki i sprawny sposób menedżerowie mogą zmieniać przebieg procesów, włączać do nich jednostki organizacyjne lub poszczególnych użytkowników, decydować o sposobie wykonywania pracy.

Dzięki wyposażeniu PlusWorkflow w interfejsy wymiany danych doskonale sprawdza się on zarówno we wdrożeniach w obszarze administracji przedsiębiorstwem jak również w obszarach sterownia produkcją. Świadczą o tym zakończone sukcesem wdrożenia w przedsiębiorstwach różnych branż.