W zarządzaniu procesami biznesowymi bardzo istotną rolę odgrywają technologie informacyjne, a w szczególności systemy informatyczne. Coraz więcej zagadnień z bieżącej działalności przedsiębiorstw może znaleźć swoje odzwierciedlenie w systemach informatycznych, zatem zarządzanie procesami nieodzownie wiąże się z koniecznością posługiwania się odpowiednimi narzędziami.
Współpraca managerów biznesowych oraz konsultantów firm wdrażających rozwiązania BPM umożliwia tworzenie dedykowanych narzędzi do wypełnienia luki między teorią zarządzania a praktyką. Celem rozwiązań dedykowanych jest możliwie wierne odzwierciedlenie procesów zachodzących w organizacji oraz ich optymalizacja. Właściwie przygotowany system powinien umożliwić wszystkim zainteresowanym podmiotom zrozumienie procesów zachodzących w organizacji, automatyzację działań, współpracę oraz integrację z innymi systemami IT.
Sprawnie działający system elektronicznego obiegu dokumentów jest kluczowy dla procesów, o których efektywności decyduje czas ich realizacji. Przykładem takiego procesu jest obieg dokumentów spedycyjnych. W dalszej części artykułu jako przykład rozwiązania dedykowanego, przedstawiono wdrożenie przeprowadzone w firmie logistycznej, dla której obieg dokumentów spedycyjnych jest strategiczny dla realizacji celów przedsiębiorstwa.
Każdorazowe wdrożenie systemu klasy Workflow poprzedzone jest szczegółową analizą. Pierwszym elementem jest identyfikacja procesów odzwierciedlanych w systemie. W przedstawionym przykładzie był to proces obiegu faktur oraz załączników do faktur spedycyjnych. Podczas modelowania została określona architektura procesów, podzielono proces na zadania, które następnie przydzielono do odpowiednich użytkowników. Konieczne było ustalenie struktury organizacyjnej oraz wyznaczenie zakresów odpowiedzialności. Duży nacisk położony został na maksymalną automatyzację zadań. W celu zoptymalizowania czynności wprowadzania dokumentów do systemu Plus Workflow wykorzystana została aplikacja skanująca eFlow, która automatycznie odczytuje i przetwarza dane, dzięki czemu proces rejestracji dokumentów został skrócony do minimum. Dla firmy równie istotny był krótki czas rejestracji i gromadzenia dokumentów spedycyjnych, wymaganych do wystawienia faktury sprzedaży. Odpowiednie zamodelowanie procesów umożliwiło wystawianie faktur sprzedażowych przed pojawieniem się faktur spedycyjnych. Poniżej przedstawione zostały główne elementy wdrożonego rozwiązania:
- Skanowanie dokumentów w centrali przedsiębiorstwa.
- OCR – automatyczne odczytywanie danych i ich przetwarzanie za pomocą eFlow.
- Wysłanie danych do systemu elektronicznego obiegu dokumentów – Integracja eFlow z Plus Workflow.
- Elektroniczny obieg dokumentów w systemie Plus Workflow.
- Eksport do systemów zewnętrznych.
- Pobieranie danych księgowych do systemu Plus Workflow oraz generowanie metryki księgowej.
W pierwszej fazie wdrożony został obieg dokumentów spedycyjnych wraz z integracją ze zleceniami pobieranymi z systemu zewnętrznego. Kolejny etap polegał na uruchomieniu elektronicznego obiegu dla pozostałych typów faktur.
Właściwie zamodelowany system zarządzania procesami powinien być ukierunkowany na strategię i ewolucję przedsiębiorstwa. Dlatego zgodnie z zasadą ciągłego doskonalenia procesów (Continuous Process Improvement), system powinien zmieniać się wraz z przedsiębiorstwem na skutek stałego monitorowania i usprawniania procesów. W omawianym case-ie, po usprawnieniu procesu obsługi faktur i dokumentów spedycyjnych pojawiła się potrzeba usprawnienia kolejnych działań, w zakresie archiwizacji dokumentów papierowych. W tym celu wdrożony został dodatkowy proces umożliwiający szybkie segregowanie dokumentów i usprawniający organizację segregatorów.
Przytoczony powyżej przykład dotyczył dużego przedsiębiorstwa z branży logistycznej, jednak w każdej organizacji, niezależnie od jej skali, dostęp do informacji jest kluczowy. Właściwa informacja dostarczona w odpowiednim czasie stanowi o konkurencyjności, dlatego wybór rozwiązania wspierającego przepływ pracy w przedsiębiorstwie może decydować o pozycji firmy na rynku. Bieżący dostęp do informacji pozwala firmie szybko reagować na zmiany zachodzące w jej otoczeniu.