Obecnie przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na wykorzystanie systemów informatycznych, które wspomagają realizację procesów biznesowych w wielu zakresach działalności. System elektronicznego obiegu dokumentów jest narzędziem informatycznym, pozwalającym na kompleksowe zarządzanie procesami i dokumentami biznesowymi w ramach zintegrowanych systemów zarządzania jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem pracy.
Zgodnie z założeniami systemu zarządzania jakością, system klasy Workflow umożliwia odzwierciedlenie szeregu tradycyjnych procedur wykonywanych w ramach systemu zarządzania jakością, środowiskiem jak i bezpieczeństwem jednocześnie pozwalając na usystematyzowanie dokumentacji w elektronicznym archiwum dokumentów. Wszelkie działania, które wpływają na jakość produkowanych wyrobów muszą być zaplanowane, systematyczne, udokumentowane i nadzorowane. Przedsiębiorstwo powinno dostarczyć i przedstawić dowody, że wszystko odbywa się zgodnie z wymaganiami zawartymi w normie oraz z wymaganiami klientów. Platforma Workflow pozwala na spełnienie każdego z tych wymagań:
• Planowość – działania są zaplanowane, gdyż odbywają się wg określonej procedury zgodnie z tworzonymi harmonogramami,
• Systematyczność – działania są systematyczne, gdyż odbywają się w sposób powtarzalny, z jednoczesnym zachowaniem wskazanych terminów ich realizacji,
• Udokumentowanie – działania są udokumentowane – system gromadzi historię wykonywania poszczególnych działań w ramach danych procesów, jednocześnie dając możliwość tworzenia wszelkiego rodzaju raportów i zapisów,
• Nadzór – system kontroluje realizację poszczególnych działań, wykonywanych na poszczególnych etapach procesów. System wymusza wykonanie akcji przez użytkowników i żąda potwierdzenia ich wykonania, zanim zadanie zostanie przekazane do następnej komórki.
System klasy Workflow pozwala na zarządzanie informacją o procesach realizowanych w ramach systemu zarządzania jakością, dzięki zapewnieniu pełnego dostępu zarówno do dokumentacji systemowej jak i wszelkich danych zgromadzonych podczas realizacji procesów dla wszystkich uprawnionych użytkowników. Pracownicy uzyskują w ten sposób nowoczesny kanał komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa umożliwiający pełną wymianę informacji.
Przedstawione poniżej główne funkcjonalności systemu pomagają przy utrzymaniu systemu zarządzania jakością:
• Automatyzacja i koordynacja działań planowych – działania realizowane są zgodnie z procedurami,
• Ustabilizowanie procesów dzięki pełnemu nadzorowi, a także wymuszeniu prawidłowej ścieżki przepływu zadań do poszczególnych jednostek,
• Powtarzalność działań umożliwiająca redukcję potencjalnych błędów,
• Poprawa organizacji i wydajności pracy, poprzez przydzielenie odpowiedzialności za wykonywane zadania, a także możliwości automatycznej kontroli czasu ich wykonania,
• Właściwe zarządzanie informacją i dokumentami z zapewnieniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa i poufności,
• Możliwość ciągłego doskonalenia dzięki pełnemu pakietowi analitycznemu, pozwalającemu na ocenę skuteczności i efektywności prowadzonych działań,
• Ciągła gotowość do auditów.
System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia odzwierciedlenie dokumentacji systemowej zgodnie z założonymi typami dokumentów, a także uwzględnieniem hierarchii powiązań między nimi. Realizacja procedur w formie elektronicznej umożliwia znaczną poprawę efektywności działań zgodnie z zasadą ciągłego doskonalenia i podejścia procesowego, będących podstawą zintegrowanych systemów zarządzania jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem pracy, jednocześnie uwzględniając wszystkie wymagania zawartych w nich norm.