Poniżej prezentujemy Państwu wywiad z Panem Markiem Witkowskim, dyrektorem działu IT w firmie Südzucker Polska na temat wykorzystania systemów klasy workflow w przedsiębiorstwie.
Marek Witkowski – Dyrektor IT w firmie Südzucker Polska S.A. od 2003 roku. Do swoich największych projektów zalicza wdrożenie w 15 spółkach jednego, zintegrowanego systemu -MS Dynamics AX. Obecnie skupia się na automatyzacji i usprawnianiu procesów biznesowych w oparciu o Microsoft SharePoint. Stawia przede wszystkim na jakość i strategie długofalowe.
Wywiad z Panem Markiem Witkowskim przeprowadziła firma WEBCON – producent oprogramowania wdrożonego w przedsiębiorstwie Südzucker Polska S.A.
– Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to decyzja, która bywa przez firmy dość mocno odwlekana w czasie, aż do momentu gdy tego typu rozwiązanie staje się niejako koniecznością. Jakie były początki elektronicznego systemu obiegu dokumentów w Südzucker Polska?
System obiegu dokumentów to bardzo pojemne stwierdzenie. W naszej firmie tak naprawdę funkcjonuje kilka systemów obiegu dokumentów. Ich trzon stanowi elektroniczny obieg faktur, a oprócz niego także obiegi delegacji i Centralny Magazyn Dokumentów. Ponadto istnieje jeszcze wiele pomniejszych procesów, które stworzone są na przykład na potrzeby poszczególnych działów.
Zaczynaliśmy od autorskiej aplikacji obsługującej obieg wniosków urlopowych, który postanowiliśmy oprzeć o nowy wówczas produkt: Microsoft Sharepoint 2007. Przekonała mnie idea portalu korporacyjnego, z poziomu którego pracownik miałby dostęp do wszelkich potrzebnych mu informacji. Postawiłem na SharePointa i udało się!
– Dość często wdrożenie obiegu elektronicznego powoduje pewne obawy, w szczególności wśród tych pracowników i w tych działach, gdzie przyzwyczajenie do dokumentów jest silne. Czy ciężko było przekonać Państwa użytkowników do tego pomysłu?
Nasi pracownicy bardzo szybko przekonali się do tego rozwiązania, gdyż zwyczajnie ułatwiało im życie. W przypadku procesu urlopowego mogli od razu sprawdzić ile mają dni wolnych do wykorzystania, nie trzeba było dzwonić do działu kadr, czekać i niepotrzebnie tracić czasu. Obawa przed koniecznością obsługi komputera szybko została przyćmiona przez korzyści wynikające z zastosowanego nowego rozwiązania.
– Jakie były przewidywane korzyści z punktu widzenia firmy po wdrożeniu elektronicznego systemu obiegu faktur?
Przede wszystkim skrócenie czasu procesowania faktur i kontrola nad tym, co się dzieje z dokumentami na poszczególnych etapach obiegu. Obecnie faktury wysyłane są w jedno miejsce i tam rejestrowane w systemie. Dzięki temu w każdej chwili istnieje możliwość sprawdzenia gdzie dany dokument (w sensie elektronicznym) się znajduje i kto jest odpowiedzialny za jego opisanie na danym etapie obiegu. Mamy pełną kontrolę, a wszystko działa szybko i sprawnie.
– Ilu pracowników korzysta z elektronicznego systemu obiegu dokumentów?
Obecnie z intranetu korzysta około 400 osób, aczkolwiek w najbliższym czasie planujemy udostępnić to narzędzie wszystkim pracownikom. Chcemy wprowadzić urządzenia z ekranami dotykowymi i dostępem do intranetu w sekcjach produkcyjnych, tak, aby również osoby nieposiadające dostępu do komputera, mogły za pomocą swoich kart pracowniczych korzystać z niektórych jego funkcjonalności. Chcemy, aby każdy pracownik miał np. dostęp do systemu urlopowego czy wewnętrznych aukcji.
– Przy wdrożeniu systemu bardzo mocno stawali Państwo na interfejs. Dlaczego było to tak istotne?
W gruncie rzeczy o sukcesie danej aplikacji w dużej mierze decyduje jej interfejs. Skype jest tu najlepszym przykładem, ponieważ jest funkcjonalny i prosty w obsłudze, regularnie korzysta z niego ponad 100 milionów osób na świecie. Dlatego też podczas wdrożenia WEBCON Business Process Suite dużą uwagę zwracaliśmy na to, by z systemu korzystało się jak najprościej.
Chcieliśmy, aby tam gdzie tylko się da, system sam wypełniał lub podpowiadał odpowiednie dane, a wygląd poszczególnych formularzy był przejrzysty i jednolity. Cieszymy się, że udało się to zrealizować, gdyż dzięki temu użytkownicy są zadowoleni i faktycznie chcą z systemu korzystać. Przy tym znacznie ograniczona została liczba pomyłek.
– Jak to wpłynęło na tzw. ‘user experience’?
Przede wszystkim z systemu mogą korzystać pracownicy, którzy na co dzień mają minimalną styczność z komputerami. Chcieliśmy, aby nawet starsza osoba z niewielkim doświadczeniem mogła korzystać z podstawowych funkcji i cel ten został zrealizowany.
Ponadto interfejs webowy sprawił, że nie było konieczności prowadzenia specjalnych szkoleń dla użytkowników. Każdy, kto w choćby niewielkim stopniu korzysta w domu z Internetu, jest zasadniczo w stanie poradzić sobie z obsługą naszego intranetu i obiegów dokumentów.
– Czy wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwoliło zmniejszyć liczbę dokumentów papierowych?
Zdecydowanie. Zawdzięczamy to w dużej mierze Centralnemu Magazynowi Dokumentów, którego zadaniem jest przechowywanie w formie elektronicznej, większości dokumentów normalnie funkcjonujących w formie papierowej. W ten sposób składowane są np. wszelkie dokumenty finansowe, całe archiwum działu IT z 7 lat i wiele innych. Wprowadzenie ich do systemu jest dużo szybsze niż tradycyjne przedziurkowanie i wpięcie do właściwego segregatora, a późniejsze ich znalezienie o niebo łatwiejsze!
System jest na tyle prosty, że czas poświęcony na wprowadzenie dokumentu jest całkowicie niezauważalny, a jednocześnie na tyle skuteczny, że znalezienie potrzebnej informacji (do której posiadam dostęp) zajmuje dosłownie moment. Alternatywą są pozamykane szafy pełne segregatorów, pracowicie ułożonych (według sobie tylko znanej logiki autora) dokumentów. Proste brakowanie (niszczenie dokumentów starszych niż np. 5 lat), w przypadku segregatorów to „syzyfowa praca”.
– Oprócz klasycznego obiegu dokumentów, WEBCON BPS jest podstawą tak niecodziennego procesu, czy właściwie aplikacji, jak wewnętrzny system aukcyjny. Czy może Pan opowiedzieć coś więcej? Skąd ten pomysł, jak został zrealizowany i jakie przynosi korzyści?
System aukcyjny jest szczególnie przydatny w przypadku, kiedy firma dokonuje wymiany znacznej ilości sprzętu. Jakiś czas temu wymieniliśmy ok. 50 komputerów. Leżąc w magazynie ich wartość malałaby z dnia na dzień, aż w końcu trzeba byłoby je wyrzucić. Były to na tyle dobre komputery, że mogły być spokojnie wykorzystywane do codziennej pracy w domu. Dlatego postanowiliśmy odsprzedać je naszym pracownikom, którzy mogli kupić je po bardzo atrakcyjnych cenach.
Korzyść w tym przypadku jest obopólna. Pracownicy tanio kupują sprzęt (nie tylko elektroniczny, ale także samochody, meble, akcesoria biurowe itp.), natomiast firma nie ma problemu z ich przechowywaniem czy wyceną.
System z grubsza przypomina Allegro, aczkolwiek dokonano kilku niezbędnych modyfikacji. Każdy pracownik może złożyć tylko jedną ofertę, a czas zakończenia aukcji podany jest tylko w przybliżeniu. Wszystko po to, aby nie wywoływać zbędnych emocji, ani zbytnio nie absorbować uwagi pracowników. Dodatkowo, rozwiązanie zapobiega ew. nadużyciom, gdyż tylko osoby o odpowiednich uprawnieniach mogą zobaczyć przebieg i historię danej aukcji. Zawsze wygrywa ten, kto zaoferuje największą kwotę. Wszystko to dało się zrealizować w ramach WEBCON BPS, a aukcje dostępne są z poziomu intranetu.
– Dlaczego wybrali Państwo WEBCON Business Process Suite?
Rozważaliśmy kilka produktów alternatywnych umożliwiających własne tworzenie obiegów, ale przekonała nas przede wszystkim elastyczność systemu, jego łatwa obsługa i możliwości rozwoju. Nie bez znaczenia była również opinia osób zajmujących się SharePointem, które jednomyślnie wskazywały na możliwości platformy WEBCON BPS.
Pamiętam, że raz zapytałem jednego ze swoich kolegów, ile zajęłoby mu zaprojektowanie określonego procesu we wbudowanym workflow SharePointa, a ile w WEBCON BPS. W pierwszym przypadku byłby potrzebny tydzień. Natomiast w drugim, po 1-2 dniach dany obieg już funkcjonowałby produkcyjnie. Był to dla mnie jasny komunikat, że skoro możemy zaoszczędzić 3 dni na tylko jednym prostym procesie, to warto w to rozwiązanie zainwestować.
Mając na uwadze, że zapytania z biznesu będą coraz częstsze, a wymagania użytkowników coraz większe, wybraliśmy platformę, która jak najbardziej będzie ułatwiała życie. Ostatecznie chodzi o to, aby dział IT jak najmniej czasu poświęcał na modyfikacje i poprawki, aby biznes mógł efektywnie realizować swoje założenia, a użytkownicy końcowi byli w stanie bez przeszkód korzystać z systemu.
