Turbulentne otoczenie oraz kontekst, w którym obecnie działają przedsiębiorstwa, a także dynamiczny rozwój technologii informatycznych istotnie przyczyniają się do rozwoju nowoczesnych koncepcji zarządzania wykorzystujących narzędzia IT. Tego typu koncepcją w pewnej części już zoperacjonalizowaną i wykorzystywaną w praktyce przedsiębiorstw jest Robotic Process Automation (RPA). O ile robotyzacja procesów produkcyjnych (sfera wytwórcza organizacji) miała swój początek w latach 50-tych XX wieku, następnie notując spektakularny rozwój, o tyle robotyzacja procesów biznesowych (sfera zarządzania) jest jeszcze na początku drogi i wydaje się, że ma szansę na rozwój w przedsiębiorstwach. W powyższym kontekście oraz w świetle dostępnej literatury przedmiotu, poprzez robotyzację należy rozumieć automatyzację procesów biznesowych poprzez kompleksowe wykorzystanie „robotów”, a więc oprogramowania zastępującego człowieka przy wykonywaniu niektórych czynności.
Istotą Robotyzacji procesów biznesowych jest „zastępowanie pracy ludzkiej pracą robotów” [ Champel David, Understanding Enterprise RPA – The Blue Prism Example, 2016.], przy czym obecnie chodzi o te czynności i działania, które są powtarzalne i wykonywane wg określonego algorytmu. W koncepcji RPA robotem jest w istocie program komputerowy zainstalowany i uruchomiony na komputerze lub serwerze wykonujący dokładnie takie same czynności, które wykonywałby człowiek pracując z komputerem. W koncepcji i klasie rozwiązań informatycznych RPA, roboty są konfigurowalne przez użytkowników, nie wymagają programowania (pisania kodu), odtwarzają czynności użytkownika w warstwie jego interfejsu użytkownika wykorzystując bezinwazyjne techniki takie jak operowanie na stronach HTML, „screen scraping” czy skrypty, które umożliwiają pracę w wielu różnych środowiskach czy systemach informatycznych, np. klasy ERP, CRM, Workflow czy programach pocztowych.
Koncepcja robotyzacji procesów może zostać zastosowana wszędzie tam, gdzie istnieją przesłanki i możliwości do zastąpienia pracy człowieka pracą robotów. Na pierwszy rzut oka korzyści wydają się oczywiste: znacznie niższe koszty procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie (koszt funkcjonowania robota jest znacznie niższy od kosztu pracy ludzkiej [Rochard Horton, Deloitte, The robots are coming, A Deloitte insight report, 2017]), brak absencji chorobowych i wypoczynkowych, możliwość pracy robota przez 24 godziny na dobę, brak konieczności stosowania miękkiego zarządzania kapitałem ludzkim (np. opracowywanie i realizacja ścieżek karier, metody motywacji, szkolenia, oceny pracownicze, itp.), w założeniach mniej błędów, większa dokładność wykonywanych działań ale także brak konieczności budowania i wdrażania często drogich interfejsów pomiędzy różnymi systemami informatycznymi. W tym świetle, zastosowania robotów w biznesie może jedynie ograniczać wyobraźnia zarządzających – począwszy od robotyzacji centrum usług wspólnych (np. operacje księgowe, operacje HR, operacje przetwarzania dokumentów), poprzez centra „call-center”, zbieranie i analizy danych wraz z raportowaniem, aż do automatycznej obsługi zamówień, wniosków kredytowych czy wniosków leasingowych. Dodatkowo trzeba zauważyć niebagatelną rolę robotów obecnie działających przestrzeni Internetu (tzw. botów) – w mediach społecznościowych, grach sieciowych czy portalach opiniotwórczych. W powyższym kontekście roboty również są istotnym narzędziem opiniotwórczym znajdującymi zastosowanie poza biznesowe.
W istocie system informatyczny klasy RPA jest graficznym środowiskiem tworzenia i uruchamiania „robotów”, będących w istocie programami komputerowymi (skryptami). Najważniejszą funkcjonalnością RPA jest zatem projektowanie, programowanie i uruchamianie robotów z poziomu interfejsu graficznego, które będą wykonywały dokładnie takie same czynności czy działania, które wykonywałby człowiek. Tego typu robot odzwierciedla pracę człowieka z wieloma różnymi aplikacjami i systemami informatycznymi, takimi jak systemy biznesowe, strony internetowe, media społecznościowe, e-commerce czy poczta elektroniczna. W związku z powyższym, systemy klasy RPA są wyposażone w odpowiednie moduły/funkcjonalności pozwalające na komunikację i wykonywanie zaprojektowanych działań w różnych aplikacjach i systemach informatycznych.
Podczas projektowania robota w systemie klasy RPA, projektant wskazuje kolejne czynności i działania, które wcześniej wykonywałby człowiek pracując przy komputerze z różnymi systemami IT. Graficzne odzwierciedlenie przedmiotowego układu działań prezentowane jest w formie uproszczonej mapy procesu (zazwyczaj bez stosowania popularnych notacji). Każde działanie powiązane jest także z odpowiednimi instrukcjami informatycznymi.
Robotyzacja procesów budzi pewne emocje w wielu różnych aspektach. Niektórzy autorzy twierdzą nawet, że robotyzacja jest postępującą rewolucją społeczną – być może nawet na miarę ery informacyjnej czy wcześniej ery industrialnej (Forbes, Biały Dom: roboty zabierają pracę, 28.12.2017). Wydaje się zatem, że RPA jako koncepcja i klasa systemów informatycznych będzie nabierała na znaczeniu we współczesnym otoczeniu biznesowym, w którym informacje przetwarzane są w skali dotąd niespotykanej.