W życie weszło nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Zgodnie z nim, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Nowe przepisy umożliwiają przesyłanie e-faktur w dowolnym formacie (np. pdf). Ważną zmianą w nowych przepisach jest to, że przedsiębiorca może wysłać kontrahentowi e-fakturę na zasadzie domniemania zgody. Podatnik może wysyłać faktury elektroniczne dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu wobec takiej formy. Wówczas należy wrócić do tradycyjnej formy rozliczania się z kontrahentem. W przypadku braku płatności e-faktury, podatnik musi zwrócić się z prośbą do kontrahenta o zgodę na taką formę rozliczeń. Podobnie jak było to wcześniej, korzystanie z e-faktury nie wymaga stosowania podpisu elektronicznego.
Przepisy pozwalają przechowywać elektroniczne faktury w dowolny sposób zapewniający:
– autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
– łatwe ich odszukanie,
– bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. poz. 1528)